1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Uczestników oraz Zlecających korzystających z usług marki Integracyjna Paczka. Dokument realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej jako: RODO).
2. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych jest Dominika Sałaja, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Dominika Sałaja Integracyjna Paczka, z siedzibą przy ul. Krakowskiej 47, 32-085 Modlniczka, NIP: 5130295433 (dalej jako: Administrator).
Kontakt z Administratorem jest możliwy drogą elektroniczną pod adresem e-mail: biuro@integracyjnapaczka.pl lub telefonicznie pod numerem: +48 796 027 406.
3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:
a) Realizacja umowy o świadczenie usług (organizacja Wydarzenia lub Wydarzenia na zlecenie), w tym obsługa formularzy zgłoszeniowych, rezerwacja miejsca, weryfikacja płatności oraz logistyka spotkania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
b)Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wystawianie rachunków, faktur oraz prowadzenie sprawozdawczości finansowo-księgowej i podatkowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
c) Obsługa ogólnych zapytań i bieżąca komunikacja, w tym przetwarzanie danych przesłanych przez formularz kontaktowy na stronie internetowej, wiadomości e-mail czy komunikatory w celu udzielenia odpowiedzi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
d) Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – ewentualne zabezpieczenie danych na wypadek sporów prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
e) Promocja działalności Administratora oraz dokumentowanie organizowanych Wydarzeń poprzez utrwalanie i publikację materiałów fotograficznych oraz audiowizualnych[EŚ1] :
i. w przypadku zdjęć portretowych lub materiałów, na których dana osoba stanowi główny i wyodrębniony element przedstawienia – na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
ii. w przypadku zdjęć grupowych, reporterskich lub przedstawiających zgromadzenie, krajobraz, publiczną imprezę lub inne sytuacje, w których wizerunek uczestnika stanowi jedynie szczegół całości – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na dokumentowaniu i promowaniu prowadzonej działalności, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
4. ZAKRES ZBIERANYCH DANYCH
W celach związanych z realizacją usług oraz obsługą korespondencji Administrator zbiera wyłącznie niezbędne dane osobowe:
a) Imię i nazwisko,
b) Numer telefonu,
c) Adres e-mail,
d) Adres zamieszkania lub siedziby firmy (niezbędny do księgowania wpłat oraz wystawienia dokumentu sprzedaży),
e) Numer NIP (w przypadku firm i relacji B2B),
f) Wizerunek (wyłącznie w zakresie utrwalonym na materiałach foto/wideo z Wydarzeń).
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO
5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres dostosowany do celu ich przetwarzania:
a) Dane osobowe związane z realizacją umowy, w tym dane podane w formularzu zgłoszeniowym na konkretne Wydarzenie, będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
b) Dane osobowe podane w formularzu kontaktowym, dane zawarte w korespondencji
e-mailowej oraz dane przekazywane za pośrednictwem innych kanałów komunikacji będą przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, nie dłużej jednak niż przez 6 miesięcy od zakończenia komunikacji, chyba że jej następstwem będzie zawarcie umowy lub zaistnieją inne podstawy prawne uzasadniające dalsze przetwarzanie danych.
c) Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, w tym wizerunek utrwalony na zdjęciach portretowych lub materiałach, na których dana osoba stanowi główny element przedstawienia, będą przechowywane do czasu wycofania zgody lub do momentu zaprzestania wykorzystywania tych materiałów przez Administratora.
d) Dane osobowe przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przechowywane przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia roszczeń wynikającemu z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a po jego upływie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
2. Materiały fotograficzne i audiowizualne przedstawiające zgromadzenia, wydarzenia, zdjęcia grupowe lub materiały reporterskie, przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na dokumentowaniu i promowaniu prowadzonej działalności, będą przechowywane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą lub do momentu ustania celu przetwarzania tych danych, chyba że dalsze ich przetwarzanie będzie uzasadnione nadrzędnymi prawnie uzasadnionymi podstawami Administratora albo będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
6. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
W celu prawidłowej realizacji usług, Administrator może udostępniać Państwa dane osobowe podmiotom zewnętrznym, z którymi współpracuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:
a) a) Podmiotom świadczącym usługi księgowo-kadrowe oraz doradztwa prawnego,
b) Dostawcom usług IT, hostingu strony www oraz systemów do obsługi poczty elektronicznej,
c) Operatorom płatności bezgotówkowych i bankom w celu weryfikacji wpłat BLIK oraz przelewów,
d) Podmiotom obsługującym komunikatory, w tym Meta Platforms Ireland Limited w zakresie aplikacji Messenger, WhatsApp oraz Facebook,
e) Organom państwowym, w tym Policji lub Urzędowi Skarbowemu, wyłącznie na podstawie i w granicach przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
W związku z korzystaniem z usług Meta Platforms Ireland Limited oraz innych dostawców usług elektronicznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazywanie danych odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.
W związku z prowadzoną działalnością Administrator może przekazywać dane osobowe podmiotom przetwarzającym dane na jego zlecenie oraz innym administratorom danych, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do realizacji usług.
7. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Administrator oświadcza, że stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności, dane przesyłane za pośrednictwem formularzy na stronie internetowej www.integracyjnapaczka.pl są chronione przy użyciu protokołu szyfrowania SSL (Secure Sockets Layer).
8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:
a) Prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, co oznacza możliwość uzyskania informacji o zakresie i sposobie przetwarzania danych oraz otrzymania kopii danych znajdujących się w posiadaniu Administratora.
b) Prawo sprostowania danych osobowych, jeżeli są one nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne.
c) Prawo żądania usunięcia danych osobowych, o ile nie zachodzą przesłanki uzasadniające dalsze przetwarzanie danych przez Administratora, wynikające w szczególności z obowiązujących przepisów prawa lub konieczności ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
d) Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w przypadkach przewidzianych przepisami RODO, w szczególności w razie kwestionowania prawidłowości danych lub sprzeciwu wobec ich przetwarzania.
e) Prawo do przenoszenia danych, obejmujące możliwość otrzymania danych osobowych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe.
f) Prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą – wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, w tym profilowania opartego na tych podstawach. W takim przypadku Administrator nie będzie dalej przetwarzał danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
g) Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem
h) Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów RODO.
Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym wobec profilowania związanego z marketingiem bezpośrednim. Po wniesieniu sprzeciwu dane osobowe nie będą już przetwarzane w tych celach.
W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@integracyjnapaczka.pl.
9. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednak jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy (rezerwacji i zakupu miejsca na Wydarzeniu) lub uzyskania odpowiedzi na zapytanie przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego. Brak podania wymaganych danych uniemożliwi realizację tych usług.